УДК 002:004+34:004
ПРОБЛЕМЫ ПРАВОВОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УСЛОВИЯХ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА
М. В. Бородин,
аспирант кафедры конституционного и административного права, Южно-Уральский государственный университет
В статье раскрываются проблемные аспекты правового регулирования операторов электронного документооборота как информационных посредников. Акцент делается на необходимости изучения интеграционных процессов в области правового регулирования статуса оператора электронного документооборота с учетом имеющегося зарубежного опыта. Подчеркивается отсутствие систематизации действующих правовых норм, регулирующих электронный документооборот.
Ключевые слова: электронный документооборот, информационное общество, оператор электронного документооборота, проблемы правового регулирования, электронная подпись.
В современном информационном законодательстве мы явно наблюдаем тенденции законодательной поддержки перехода от концепции «электронного обмена данными» к системе электронного документооборота. В принятой Правительством Российской Федерации государственной программе «Информационное общество (2011-2020 годы)»1 одной из задач стоит создание и развитие специальных информационных и информационно-технологических систем обеспечения деятельности органов государственной власти и управления, включая межведомственный электронный документооборот. Для формирования правоотношений в сфере документооборота с применением технологии цифровой подписи в России существует явно недостаточная законодательная база. На наш взгляд, сегодня в рассматриваемом вопросе необходимо выделить следующие основные проблемы.
Во-первых, при организации юридически значимого электронного документооборота важным субъектом правоотношений выступает оператор электронного документооборота (информационный посредник) как независимая третья сторона, являющаяся своего рода гарантом, в том числе и при разборе возможных конфликтных ситуаций. В подзаконных нормативно-правовых актах федеральных органов исполнительной власти закреплены функции и требования к оператору электронного документооборота с использованием новейших технологий для автоматизации бизнес-процесса обмена только одним видом
электронных документов2. При этом, в частности, деятельность оператора электронного документооборота регулируется законодательством об информации и связи, о лицензировании отдельных видов деятельности, а также нормативными правовыми актами, регламентирующими работу с шифровальными (криптографическими) средствами защиты информации.
Во-вторых, де-факто операторы электронного документооборота исполняют функции аккредитованных удостоверяющих центров, что на данном этапе приводит к проблеме кросс-сертификации3. Хотя в связи с принятием нового Федерального закона «Об электронной подписи», с закреплением в нем принципа технологической нейтральности и разделением электронных подписей на конкретные виды статус квалифицированности должен был использоваться в качестве удобного инструмента для сохранения совместимости (или практической доступности) не только в разных системах электронного документооборота, но и в разных странах при трансграничной передаче документированной информации. Аналогичный правовой вакуум образуется и при функционировании аккредитованного удостоверяющего центра как нового субъекта информационных правоотношений. В нашем случае аккредитация обязательна для входа на рынок приложений электронного правительства. Гипотетически это дополнительное требование на использование электронных подписей в государственном секторе, но практически аккредитация означа-
Вестник ЮУрГУ. Серия «Право»
Бородин М. В.
Проблемы правового регулирования электронного документооборота...
ет создание новых, в том числе и национальных, барьеров.
Строительство «Электронной России» и информационного общества как такового диктует необходимость изменения принципов организации и регулирования электронного документооборота. В частности, существуют проблемы строительства единого информационно-правового пространства Российской Федерации, доверенной интерактивной среды оборота электронных документов, включающей механизмы идентификации и проверки полномочий уполномоченных лиц и обеспечивающей оборот юридически значимыми электронных документом на всех уровнях и между субъектами отношений на основе единых стандартов и регламентов (в том числе на всех уровнях между органами исполнительной власти, между органами исполнительной власти и экономическими субъектами и гражданами, между экономическими субъектами, гражданами). Также следует отметить, что электронная подпись в соответствии с требованиями действующего законодательства не является универсальной подписью, регистрируется в определенном удостоверяющем центре и, как правило, используется в пределах одного определенного ведомства. Соответственно у одного и того же лица ключей электронных подписей и действующих сертификатов ключей проверки электронных подписей может быть сколь угодно много, что нарушает преемственность при организации оборота электронных форм документов и не способствует повышению эффективности электронного документооборота.
В-третьих, не реализован роуминг между операторами электронного документооборота. Такой сложный с технологического аспекта механизм, как роуминг, нуждается в более четком определении на законодательном уровне. Надо понимать, что роуминг - это не услуга, а техническая возможность, рамки которой требуется нормативно зафиксировать. Кроме того, необходимо создать единый реестр государственных и коммерческих организаций, участвующих в процессе электронного обмена документированной информацией.
Анализ состояния действующего законодательства Российской Федерации показывает, что имеющаяся тенденция перехода на
электронные формы взаимодействия требует проведения большой комплексной работы по систематизации законодательства, устранению административных барьеров и ограничений действующего законодательства. При строительстве «электронного государства», информационного гражданского общества и для успешного завершения административной реформы практической реализации предоставления государственных и муниципальных услуг при приоритетном использовании электронных форм взаимодействия граждан, иных физических лиц и организаций с органами исполнительной власти для закладки систематизированной нормативной базы развития гражданского информационного общества необходимо как минимум принять специальный закон «Об электронном документе», а также разработать и принять изменения и дополнения по устранению административных барьеров и ограничений по применению электронных документов и электронного документооборота по всей структуре органов государственной власти, судебной и нотариальной системе.
По нашему мнению, необходимы закрепление на уровне федерального закона определения правового статуса оператора электронного документооборота (информационного посредника), а также государственное установление бесплатности входящих электронных документов и урегулирование роуминга между операторами электронного документооборота. Таким образом, требуются конкретные законодательные инициативы для регламентирования существенных условий юридически значимого электронного документооборота и подготовки плодотворной почвы в информационно-правовом поле в разрезе жизненного цикла электронного документа.
1 Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20.10.2010 № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» // СЗ РФ. 2010. № 46. Ст. 6026.
2 ЦРЬ: http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/el_schet/el_docs/ 3922066/.
3 Кросс-сертификация - это механизм связывания удостоверяющих центров, обеспечивающий функциональную совместимость доменов инфраструктуры открытых ключей.
Внедрение электронного документооборота сокращает расходы и время, повышает качество бизнес-процессов. Но сегодня мы хотим взглянуть на него с правовой точки зрения. Каким образом электронный документооборот регулируется законодательством, об этом мы решили поговорить с аттестованным консультантом по налогам и сборам 1-ой категории Татьяной Алексеевной Демишевой.
- Татьяна Алексеевна, как вы относитесь к электронному документообороту?
Необходимость его внедрения не вызывает у меня никаких сомнений. Но на сегодняшний день с точки зрения налогового и бухгалтерского учета законодательство по электронному документообороту проработано не очень корректно и не очень качественно.
Существует целый ряд законодательных актов, которые определяют право применения ЭДО, ЭП.
- Какие именно?
Если говорить о федеральных законах, то это Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», № 149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», а также от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Расскажите, пожалуйста, о них подробнее.
Федеральный закон «Об электронной подписи» - он действительно дает очень много информации. Рассматривая статью 5 этого закона, мы понимаем, что давным-давно уже пользуемся электронной цифровой подписью (ЭЦП). Регистрируясь на сайте при обращении в госорганы, мы вводим логин и пароль, что, по сути, и является простой ЭЦП. Она позволяет решить очень многие вопросы и взаимоотношения, но, к сожалению, к бухучету неприменима.
Сегодня практически любая организация, принимая сотрудника на работу, требует от него заполнить анкету и ввести свои персональные данные. Но они должны быть обязательно защищены, и закон 152-ФЗ прямо об этом говорит.
Ну и, наконец, закон о бухучете. Статья 9 этого закона является во многом ключевой. Она имеет решающее значение для налогового учета. . В соответствии с ней организация имеет право создавать первичные учетные документы в электронном виде и подписывать их цифровой подписью.
- Простой?
Да, в законе не указано, что необходимо применять усиленную квалифицированную цифровую подпись (УКЭП). И здесь возникает вопрос, какая же все-таки подпись должна быть в организации. Целый ряд законодательных актов, в том числе и НК РФ определяют те условия, при которых может применяться только усиленная квалифицированная электронная подпись. Более того, по мнению Минфина, выразившегося в письмах, все внешние документы (ЭСФ, товарные накладные), которые используются между контрагентами обязательно оформлять УКЭП, что не предусмотрено законом 402-ФЗ. Хочу дать наиболее простой совет для всех. Если речь идет о внутреннем документообороте, можно ограничиться простой электронной подписью, если о внешнем - то лучше все-таки регистрировать и получать УКЭП.
- Где применяется электронный документооборот?
Во-первых, налоговые правоотношения. Уже давно налоговые органы требуют от налогоплательщиков сдавать отчетность в электронном виде, естественно, прикладывать к налоговой отчетности в случаях, предусмотренных налоговым законодательством, первичные учетные и другие документы именно в электронной форме.
Следующее что у нас с вами регламентировано и получает широкое распространение - отношения с госорганами. Госуслуги, ПФР, ФСС все чаще вводят в свое обращение с плательщиками, контрагентами ЭДО. Все они требуют применения УКЭП. Во внешнеэкономической деятельности электронная отчетность тоже получает все большее распространение.
Вы в самом начале говорили, что законодательство по электронному документообороту недостаточно проработано. В чем именно это выражается? Какие проблемы возникают при применении электронного документооборота?
Ну, например, как сдать при применении нулевой ставки НДС те документы, которые подтверждают право ее применения, предусмотренное 165 статьей НК РФ. Налоговые органы на сегодняшний день требуют сканирования документов, а это же не электронный документооборот. Каким образом, сдавая в электронной форме налоговую декларацию к ней прилагать документы на бумажных носителях. Это проблема, которая сегодня существует. Или вопрос, каким образом сдавать организации, участвующей во внешнеэкономической деятельности, своим агентам валютного контроля соответствующие первичные документы. Проще собрать все документы в электронном виде, но закон № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» требует нотариально заверенных переводов на русский язык документов, созданных на иностранном языке. И как это сделать в электронном виде? Во внешнеэкономической деятельности Россией не предусмотрено применять электронный документооборот. Она не подписала соответствующие конвенции, поэтому в международном праве использует договоры только в письменном виде. Опять же внутри России можно определить ЭДО по первичным документам, а договор все-равно должен быть в письменном виде, пока не будут внесены изменения в Гражданский кодекс.
Таким образом требуется не только использование соответствующих законов об ЭЦП, но и внесение существенных изменений и в ГК РФ, в НК РФ и соответствующие другие кодексы.
Вот оформить внутренний документооборот - это полная свобода творчества каждой организации
- Могли бы вы отметить основные преимущества электронного документооборота?
К преимуществам, безусловно, следует отнести быстродействие обмена документами, сокращение сроков, времени, снижение расходов на ведение документооборота, упрощение и рационализация - не надо создавать документ в нескольких экземплярах. Он одновременно может поступить во все точки бухгалтерского и налогового учета. Информация будет сразу же получена соответствующими структурами в каждой конкретной организации.
Еще хочу отметить, что можно, используя единую систему, получать информацию к каждому документу и ограничить право доступа конкретных исполнителей к этому документу. Это позволяет сделать ЭДО и цифровая подпись. Опять же система внутреннего контроля, основанная на ЭДО, может работать очень эффективно.
- Давайте подробнее остановимся на последнем преимуществе.
Контроль доступа и сохранности документов очень важен, и его надо реализовать с помощью ЭДО. На бумажном носителе очень часто документы, которые поступают в бухгалтерию, далее могут быть затребованы специалистами организации и в конечном итоге теряются, что с точки зрения налогового учета недопустимо. Все документы обязательно должны быть в бухгалтерии и в точке налогового учета. Следовательно, важна система контроля: кто взял документ, кто получил далее, то есть должен быть порядок возврата на место учета. Поэтому хочу обратить внимание, что если кто-то из специалистов организации не выполняет требования о документообороте и своевременно не возвращает или не предоставляет документы на точку бухгалтерского и налогового учета, то таких сотрудников могут оштрафовать (лишить премии или ее части).
Хочу подчеркнуть, что закон о бухучете предоставляет право организации прописать в учетной политике, каким образом хранить документы. Либо на сервере, либо в компьютере - это тот момент, который должен быть определен.
А что вы можете сказать о недостатках электронного документооборота?
Из недостатков, на мой взгляд, можно выделить один. У нас во многих нормах законодательства предусмотрено право налоговых органов требовать при выездной проверке, если есть какое-то сомнение, бумажный носитель, более того, оригинал. Возникает вопрос, как изъять оригинал электронного документа. Эта проблема должна быть решена через законодательную систему.
И электронных документов осуществляется на государственном и локальном (организационном) уровне. Стоит отметить, что во многом проблемы разработки локальных документов в области применения СЭД и электронных документов связаны с недостатками действующего законодательства:
● отсутствует закон об электронном документе;
● отсутствует закон об архивном хранении электронных документов;
● отсутствует федеральный закон о документационном обеспечении управления;
● не до конца сформирован понятийный аппарат в области .
Из-за недостатков и недоработок на государственном уровне власти, службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с отделами информатизации сами вынуждены разрабатывать документы, регламентирующие работу с электронными документами в условиях применения СЭД .
Для эффективного решения поставленных задач и достижения цели были изучены законодательные акты, нормативно-методические документы, специальные издания, в том числе материалы конференций в области документационного обеспечения управления.
Совершенствование ДОУ и как результат этого процесса - повсеместное внедрение СЭД - становится немыслимым без использования электронных документов. В этой связи необходимо отметить, что «правовое регулирование вопросов работы с электронными документами предполагает, прежде всего, юридическое (законодательное) закрепление в нормативных правовых актах понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными документами в различных сферах деятельности. … Применение электронных документов в различных областях деятельности общества, в свою очередь, требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена».
Современное государственное регулирование электронного документооборота в России включает законодательные акты, затрагивающие вопросы ДОУ и нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота.
Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота
В соответствии с действующим федеральным законодательством основополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ. В ст.11 говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Также устанавливается, что обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭП или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Следующим не менее важным законодательным актом в области электронного документооборота является Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. №63-ФЗ, который обеспечивает правовые условия использования электронной подписи в электронных документах в качестве аналога собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Иными словами ЭП как реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, идентификации владельца сертификата ключа подписи применяется для удостоверения электронных документов, в том числе при использовании СЭД и ЭД. В данном законе также дается понятие «электронного документа» как документа, в котором информация представлена в электронной форме. Подробнее данный закон, а также его отличия от предыдущего закона об электронно-цифровой подписи, рассмотрим в следующем пункте.
Следует также отметить Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ. Этот закон регулирует отношения, возникающие при обработке персональных данных, в том числе с использованием средств автоматизации. Руководствоваться положениями данного закона в организации необходимо, прежде всего, при работе с документами по личному составу.
«Вопросы работы с электронными документами также затрагивается в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданскому, административному, уголовному, уголовно-процессуальному, трудовому, налоговому и другому законодательству РФ».
Приказ ФСБ РФ «Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи» от 27.12.2011 г. № 795 устанавливает требования к совокупности и порядку расположения полей квалифицированного сертификата электронной подписи.
Приказ Министерства финансов РФ от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи» устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.
Гражданский кодекс РФ (ГК РФ). В данном законе прописано, что документ является основой гражданских правоотношений и содержит основополагающие понятия, такие как «сделка» и «договор». Закреплена возможность подписания документов электронной подписью (п.2 ст. 160) и обмена документами с помощью электронной связи (п.2 ст. 434).
Кодекс РФ об административных правонарушениях РФ в п. 2 ст. 26.7 содержит положение о том, документы могут содержать сведения, зафиксированные как в письменной, так и в иной форме. К документам могут быть отнесены материалы фото- и киносъемки, звуко- и видеозаписи, информационных баз и банков данных и иные носители информации.
Уголовный кодекс РФ предусматривает в ст. 272-274 ответственность за неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для персональных компьютеров; нарушение правил эксплуатации техники, систем ЭВМ или их сетей.
Арбитражный процессуальный кодекс РФ (в ст. 75), Уголовно-процессуальный кодекс РФ (в ст. 74), Гражданский процессуальный кодекс РФ (в ст. 71) содержат положения, позволяющие рассматривать электронные документы в качестве вещественных доказательств, при этом обязательным условием удостоверения таких документов является наличие ЭЦП.
Отраслевые кодексы также содержат положения, касающиеся работы с электронными документами в соответствующих сферах деятельности. В частности, Налоговый кодекс РФ в ст. 80 содержит разрешение представлять налоговую отчетность в электронном виде. Таможенный кодекс РФ в п. 8 ст.63 также закрепляет, что документы, необходимые для таможенного оформления могут быть представлены в электронной форме. Трудовой кодекс РФ в главе 49.1 предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника (данные изменения в ТК РФ были внесены введением в силу ФЗ № 60 от 05.04.2013 г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»).
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету. В ст. 9 обозначены обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также общие процедуры, связанные с ним, такие как подписание и исправление. Кроме того, п. 5 ст. 9 разрешает составлять первичный учетный документ в электронном виде с электронной подписью.
Естественно, СЭД должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. В свою очередь, отношения, возникающие в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулирует Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. В ст. 5 закона говорится, что в состав Архивного фонда входят находящиеся на территории РФ архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, формы собственности и места хранения, в том числе электронные и телеметрические документы.
При использовании СЭД и ЭД появляется острая необходимость в обеспечении информационной безопасности и защиты обрабатываемой и хранящейся информации. Кроме ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», в этой связи необходимо знать положения Федерального закона «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1 и Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ (если в деятельности организации создается информация, составляющая данные виды тайн).
Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота
Государственная система ДОУ содержит рекомендации по оформлению управленческих документов, организации работы с документами, в том числе отдельный пункт посвящен автоматизации работы с документами. В п. 4.3 закреплено, что автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой.
Главным образом классификаторы технико-экономической и социальной информации могут использоваться организациями для формирования соответствующих системных справочников СЭД и ЭД. «В настоящее время в связи с массовым внедрением автоматизированных систем документооборота использование классификаторов приобретает ключевое значение. Классификационные коды могут быть использованы в качестве основы для построения систем автоматизации документооборота» .
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты , утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. применяется для оформления кадровых документации. При использовании системы электронного документооборота и электронного документа может быть создан системный справочник, содержащий данные формы.
Для определения норм времени на основные виды работ по ДОУ, в том числе при использовании систем автоматизации, применяются следующие нормативные документы:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ , утв. Постановлением Министерством труда РФ от 25.11.1994 г. № 72;
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утв. Постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 г. № 152;
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. Постановлением Минтруда от 36.03.2002 г. № 23.
Для федеральных органов исполнительной власти при организации внутренней деятельности разработаны (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Эти рекомендации могут быть опорными для любых организаций.
Кроме того, полезными будут и другие рекомендации разработанные Росархивом .
Далее обратимся к отечественным стандартам, которыми необходимо руководствоваться при использовании СЭД и ЭД.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным).
Международные стандарты в области электронного документооборота
В российском законодательстве отсутствуют единые стандарты, требования к системам электронного документооборота, которыми можно было бы руководствоваться при выборе системы. При этом на западе уже давно созданы и действуют данные стандарты, содержащие в себе требования к подобным системам. Например, это стандарт США DoD 5015.2-STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications), стандарт Евросоюза MoReq и др. Мы рассмотрим европейский стандарт MoReq (Model requirements for the management of electronic records), который, на наш взгляд, наиболее подходит для нашего документооборота. Именно его можно было бы посоветовать как рекомендации при выборе системы электронного документооборота.
Система электронного документооборота может быть представлена как специализированный пакет разработки, несколько отдельных интегрированных пакетов, заказную разработку или комбинацию их Что выбрать решает каждая организация самостоятельно. В стандарте не указываются конкретные требования к характеру системы.
Стандарт может использоваться:
● разработчиками систем электронного документооборота: как рекомендации при разработке программного продукта и его совершенствованию;
● текущими клиентами системы: как основа для проведения аудита использования системы;
● потенциальными заказчиками: как основа для написания технического задания;
● специализированными учебными заведениями: как методический материал для написания учебных курсов по электронному делопроизводству. 8
В общем, стандарт - несомненные рекомендации для выбора системы электронного документооборота, а также составления технического задания. В настоящее время на рынке представлено огромное множество различных систем электронного документооборота, непохожих между собой по функциональным возможностям, но близких по описанию. Это достаточно усложняет выбор системы. Следование рекомендациям MoReq позволяет организации составить свой список требований к системе электронного документооборота, отвечать каким критериям, и выбрать систему, которая будет наиболее оптимальна для конкретно взятой организации. 8
Применение международных стандартов в РФ не является обязательным, тем не менее, необходимо учитывать, что в настоящее время стандартизация работы с документами переходит на международный уровень. Поэтому при использовании СЭД и ЭД в нашей стране желательно ориентироваться на положения и международных стандартов в области электронного документооборота.
Стандарт ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами» разработан подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации. Это «первый международный стандарт по организации делопроизводства и документооборота, содержащий общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также процедуры разработки и внедрения систем документооборота». Более того, «стандарт ISO 15489 использует современный функциональный подход к организации документооборота, позволяющий связывать нормативные требования (например, статус «документа», сроки хранения и т.п.), с деловыми функциями, в результате выполнения которых возникает данный информационный материал» .
Таким образом, «в условиях, когда нормативно-методическая база отечественного делопроизводства сократилась в силу разных причин до минимума, а государственное регулирование вопросов управления документацией практически отсутствует, этот стандарт может стать неплохой методической базой для служб документационного обеспечения управления в российских организациях» .
Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация. Процессы управления записями. Метаданные для записей» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.
Требования к хранению документов в архивах и библиотеках устанавливает ИСО 11799:2003 «Информация и документация. Требования к хранению архивных и библиотечных документальных материалов».
Заключение
В заключение необходимо отметить, что требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Чаще всего, вопросы создания и использования электронных документов решаются ведомствами самостоятельно. Имеются нормативные акты федеральных органов власти, особенно заинтересованных в быстрой и точной передаче документированной информации. Это акты финансовых органов, налоговой, таможенной службы и др.
При использовании систем электронного документооборота и ЭД также следует учитывать законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков. -ВНИИДАД.-М.:2005.-С.7
Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.11
Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.12
Ларин М.В. Электронные документы в управлении: научно-методическое пособие/М.В. Ларин, О.Н. Рысков.-ВНИИДАД.-М.:2005.-С.20
Рысков О.И. Классификаторы документов и информации в составе нормативно-правовой базы АС делопроизводства// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. - Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.241
Храмцовская Н.А. Нормативные документы, необходимые для электронного документооборота в организации/ Н.А.Храмцовская// Документация в информационном обществе: Унификация и стандартизация межведомственного корпоративного документооборота: Доклады и сообщения на IX Международной научно-практическое конференции 05-06 марта 2003 г.. - Росархив. ВНИИДАД.- М., 2003.-С.292-293
Там же, Рысков О.И. О соотношении положений международного стандарта ИСО 15489 и современной нормативной базы ДОУ РФ: терминологический анализ. - С.292-293
(3,24 - оценили 4 чел.)
Правовое регулирование работы с электронными документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах прежде всего понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными в различных сферах деятельности, особенно в области государственного управления. Применение электронных документов требует законодательного обеспечения их юридической силы, т. е. установления порядка их удостоверения (состава и способов оформления реквизитов), а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. В связи с этим в современном законодательстве предпринимаются попытки создания определенных условий для использования в этих целях технологии электронной подписи.
Законодательные правовые акты и нормативно-методические документы изменяются, появляются новые законы и постоянно вносятся поправки в уже имеющиеся документы, что заставляет корректировать и постановку делопроизводства и организацию архивного хранения. Рассмотрим самые последние законодательные акты федерального уровня, касающиеся работы с электронными документами.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 6) гласит, что в состав Архивного фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные документы. Поэтому экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. Однако в законе нет определения электронного документа - признается лишь сам факт его существования. Российский закон «Об электронной цифровой подписи» дает неоднозначную формулировку: «электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Ключевым в этом определении является не слово «форма», а слово «документ».
Окончательный ответ на вопрос, что же такое электронный документ, дает Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с поправками, внесенными в 2011 г.).
Отношения, возникающие в информационной сфере при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации регулирует Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 6, 7, 8, 9, 10). Данный закон определяет термин «информация» как «сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления». По-новому трактуется «документированная информация» - как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель». В нем же установлены принципы правового регулирования отношений в информационной сфере, более четко определен обладатель информационных ресурсов.
Вопросам доступа к информации в обоих законах уделяется достаточно внимания. При этом в новом законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» выделена государственная тайна, коммерческая тайна, служебная, профессиональная и иные тайны. Персональным данным в новом законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006 г. посвящен лишь один пункт статьи 9, так как одновременно с законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в этот же день Президентом РФ подписан отдельный Федеральный закон «О персональных данных». Обратим внимание на положения закона 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», посвященные электронным сообщениям, которые в развитие закона «Об электронной цифровой подписи» устанавливает, когда электронное сообщение становится электронным документом и, таким образом, получает юридическую силу. Пункты 3 и 4 статьи 11 гласят: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». При этом новый закон 2006 г. четко различает понятия «электронный документ» и «электронное сообщение». В нем рассмотрен вопрос об информационных системах, которые делятся на федеральные, региональные, муниципальные и др. Специальные статьи определяют права обладателей информации, порядок создания и эксплуатации информационных систем, в том числе специально статья 14 посвящается государственной информационной системе. Новым является раздел закона (ст. 15) об использовании информационно-телекоммуникационных сетей и порядке подключения к ним. Последний раздел закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» посвящен защите информации.
В 2011 г. был принят Федеральный закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи», который дает определение электронной подписи. Согласно этому закону, электронная подпись - «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». Что касается электронной цифровой подписи (ЭЦП), то в ее использовании для удостоверения юридической силы документов постоянного и долговременного хранения также были приняты некоторые меры по ее распространению. В 2011 г. был принят Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который содержит новые понятия и изменения в работе с электронными документами.
Во-первых, введение в действие этого закона признает утратившим силу закон «Об электронной цифровой подписи». В 2011 г. понятие «электронная цифровая подпись» было заменено термином «квалифицированная усиленная цифровая подпись».
Новая редакция закона «Об архивном деле» обеспечивает предоставление пользователю справочно-поисковых средств и даже подлинников и копий необходимых ему документов в электронной форме. Сам пользователь получил возможность направлять в архив запросы и обращения в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе в сети Интернет.
Кроме того, нельзя не отметить изменения, которые были внесены Федеральным законом Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»». В большинстве своем эти изменения коснулись лишь формулировок и замены в других законодательных актах слова «электронная цифровая подпись» на «электронная подпись», но также нужно отметить утрату силы третьей части Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
В соответствии с действующим законодательством электронные документы являются объектами правовых отношений в различных областях общественной и частной жизни.
Определенные нормы, касающиеся прав граждан на информацию, вводит закон «О персональных данных» 2006 г. Этот правовой акт регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина, с учетом семейной и личной тайны, неприкосновенности частной жизни. Федеральный закон «О государственной тайне» определяет понятие «носители сведений, составляющих государственную тайну» как «материальные объекты, в том числе физические поля, в которых сведения, составляющие государственную тайну, находят свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». Этот закон устанавливает, что гриф секретности (т. е. реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений), проставляется на самом носителе и/или в сопроводительной документации на носитель. Федеральный закон «О коммерческой тайне» содержит положение о том, что меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя как определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну, и порядка обращения с такой информацией, так и нанесение на содержащие такую информацию материальные носители (документы) грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации.
Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященных отдельным предметным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство РФ. Например, в Гражданском кодексе РФ признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный процессуальный кодекс и Гражданский процессуальный кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств. Уголовный кодекс РФ предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, системы ЭВМ или их сети. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (2002) допускает представление в качестве письменных доказательств документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственно ручной подписи (ст. 75). Отраслевые кодексы содержат положения, обеспечивающие работу с электронными документами в соответствующих отраслях и сферах: Таможенный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и др.
В вышедшей 18 декабря 2006 г. четвертой части Гражданского кодекса РФ использованию компьютерных технологий отведено заметное место. Программное обеспечение для компьютеров и базы данных в открывающей четвертую часть ГК статье 1225 отнесены к охраняемой законом интеллектуальной собственности. В нем же специально оговорены технологии архивного хранения записей. Например, статья 1279 гласит, что «запись может быть сохранена без согласия правообладателя в государственных или муниципальных архивах, если она носит исключительно документальный характер»].
В итоге появление целого ряда законодательно-правовых актов, затрагивающих вопросы использования компьютерных технологий в работе с документами, показывает, что сегодняшние реалии, широкое использование компьютерных технологий в работе с документами начинает постепенно находить отражение в законодательстве, не только разрешая, но и в отдельных случаях делая обязательным использование современных компьютерных технологий в работе с документами.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль .
Отношения, связанные с созданием, правовой охраной и использованием баз данных как результата творческого труда по подбору и организации данных, регулируются Федеральным законом «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных». Этим законом база данных определяется как «объективная форма представления и организации совокупности данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ».
Требования к электронным документам могут содержать законодательные и иные нормативные правовые акты, определяющие статус различных юридических лиц или их деятельность в определенной сфере. Например, в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» в Пенсионный фонд РФ может представляться информация как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи).
Таким образом, мы можем говорить о постепенном совершенствовании законодательной базы работы с электронными документами. По большому счету это связано с усиленным внедрением компьютеризированных технологий в сферу работы государственного аппарата и предоставления государственных и муниципальных услуг. Большим шагом в развитии безбумажного документооборота стали законодательные акты, принятые в 2010-2011 гг.: ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и ФЗ «Об электронной подписи».
Согласно ст. 2 Федерального закона № 123-ФЗ «О персональных данных и защите информации» (последняя редакция от 28.06.2010 № 123-ФЗ) документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .
Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования .
Обязательный минимум документов для любой организации определен законом. Так, гражданское законодательство устанавливает перечень необходимых документов, подтверждающих право - и дееспособность компании, то есть возможность совершать сделки и принимать на себя обязательства.
Этот перечень включает в себя устав, учредительный договор, регистрационные свидетельства, лицензии, документы, которые подтвердят оплату уставного капитала или эмиссию акций для ОАО, и т.д.
(Федеральные законы от «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах») .
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») .
Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.
При установлении договорных отношений с контрагентами следует помнить о предусмотренных гражданским законодательством формах договоров. Сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной) (ст. 158 ГК РФ) .
В соответствии со ст. 161 ГК РФ должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:
сделки юридических лиц между собой и с гражданами;
сделки граждан между собой на сумму, превышающую не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки .
Следовательно, форма гражданских договорных отношений законодателем четко определена. Организациям не стоит забывать об этом.
Помимо документации, наличие которой обязательно в силу закона, компании предстоит определить «бумажный» объем, необходимый для повседневной деятельности. Здесь можно выделить:
документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками;
документы, с помощью которых фиксируют внутрифирменную информацию, и иные .
Как известно, в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др.
Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, то есть установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов .
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, то есть создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.
Среди организационных проблем обычно выделяют:
выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
рациональная организация рабочих мест и условий труда;
повышение квалификации сотрудников службы .
Современная практика выработала три формы организации работы с документами в любой организации - централизованную, децентрализованную и смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год .
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений) .
Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке .
Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т.д.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Структура в системе документооборота организации рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия .
Основной целью документооборота в организации, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
сокращение документооборота;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации .
Значительную роль в регламентации документооборота в организации играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи и порядок работы.
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях , где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.
Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция.
Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.
Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ .
Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.
В табель включены только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется.
Применение табеля позволяет:
исключить возможность неоправданного создания новых форм;
установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;
учесть количество видов и форм документов .
Письменные документы принимаются инспекторами и судьями как наиболее достоверные доказательства совершения каких-либо юридически значимых действий. Исследованию бумаг в любом споре придают первостепенное значение.
Так, согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты .
Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Все названные аспекты работы с документами образуют систему внутреннего документооборота фирмы .
Таким образом, внутренний документооборот должен иметь определенную процедуру и осуществляться в конкретные сроки, не противоречащие действующему законодательству, которые могут определяться руководителями структурных подразделений предприятия. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс.
Одной из самых сложных задач при построении грамотной системы документооборота является определение объема внутренней документации фирмы . Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - это излишняя трата времени, их оформление отвлекает персонал от выполнения более значимых задач. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени .
Отношение к документам имеет каждое подразделение в организации: бухгалтерия, юридический и кадровый отделы, департамент продаж, отдел гарантийного обслуживания и т.д. Вместе с тем службы и подразделения взаимодействуют между собой, часто происходит обмен информацией посредством документов.
Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота .
График документооборота - это схема, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений .
Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц и др.
В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.
Следующий немаловажный момент в системе документооборота - это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации. Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен .
Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.
Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).
Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности. Кроме того, если по вине работника, выразившейся в несоблюдении сроков документооборота, организация понесла убытки, она может в порядке регресса взыскать их с работника.
Ответственность за соблюдение графика, то есть за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Целесообразно каждому работнику под роспись вручить выписку из графика документооборота, в которой перечислить документы, относящиеся к сфере его деятельности, и указать сроки осуществления операций с ними .
Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например разработанным на предприятии должностным инструкциям.
В графике отражаются работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями, с указанием сроков и ответственных исполнителей, а также закрепляется порядок оборота каждого вида документа, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив.
В разных организациях графики отличаются только составом специфических документов.
В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа :
составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;
проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;
утверждение документа уполномоченными лицами;
ознакомление с документом ответственных исполнителей;
передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);
выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;
контроль за исполнением документа;
подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;
сдача и оформление документов в архив на хранение .
Можно составить график документооборота в форме отдельного документа, в форме приказа по предприятию. Отразить порядок движения документов тоже можно по-разному, путем как текстуального описания, начиная от ответственных исполнителей и заканчивая сроками прохождения документом отдельных стадий, так и схематического отображения.
