Корпоративный портал нередко путают с корпоративным сайтом. На самом деле, это абсолютно разные инструменты и функции портала намного шире. По сути, портал - это некий виртуальный офис компании, позволяющий всем сотрудникам обмениваться документами и информацией, а также автоматизировать основные бизнес-процессы. А вот понятия корпоративного портала и интранета традиционно используются как синонимы.
Что представляет собой интранет?
Интранет, или корпоративный портал, - весьма объемный и сложный инструмент, позволяющий справиться с решением большого круга задач. Это не просто самостоятельный сайт, а целая совокупность разных продуктов, например, система работы с документами, таск-трекер, ERP-система и множество других в зависимости от потребностей конкретной организации. Портал объединяет функции хранилища файлов и документов, социальной сети и информационного ресурса. При этом главных задач у любого портала всего две: дать сотрудникам возможность коллективно работать над поставленными задачами и обеспечить эффективные внутренние коммуникации.
Для решения этих задач в типовой корпоративный интранет могут входить следующие блоки:
- сведения о компании: устав, структура, должностные инструкции, миссия и мировоззрение компании, корпоративный стиль и т.д.;
- сведения о сотрудниках: персональные данные и страницы, контакты, занимаемая должность, подразделение, достижения;
- обновляемая информация: приказы, распоряжения, объявления о событиях в компании, взыскания и благодарности, новости компании;
- единая база знаний: справочная информация (каталоги продукции, прайс-листы), документы, шаблоны, архив файлов;
- инструменты общения: форумы, опросы, анкеты, связь с руководящим аппаратом и коллегами;
- служебные механизмы: проекты, постановка задач и контроль их выполнения, заявки на приобретение оргтехники, заказ пропусков, транспорта и тому подобное.
Как показывает практика, корпоративный портал способен эффективно решать вопросы рабочего плана, такие как постановка и контроль выполнения задач, аналитика, создание системы хранения важной информации, автоматизация бизнес-процессов и системы управления взаимоотношений с клиентами (CRM).
Достаточно успешно реализуется на порталах и быстрая связь между разными подразделениями компании. Исчезает необходимость, например, уведомлять каждое подразделение о нововведении или важном событии - достаточно разместить информацию на портале, и она тут же станет достоянием общественности. Персонал, кроме того, имеет постоянный доступ к базе знаний компании.
На заметку
Один из главных трендов развития интранета - это его упрощение. Если несколько лет назад разработчики пытались оснастить его максимальным количеством функционала, то сегодня они все чаще отказываются от таких решений в пользу более простых социальных интранетов.
Что касается эффективных коммуникаций между сотрудниками, то в теории портал, конечно, дает им возможность мгновенного общения через интегрированную социальную сеть, обсуждения как рабочих, так и личных вопросов на форумах и в группах. Каждый может пообщаться с каждым, задать вопрос, передать и получить нужную информацию... На практике, к сожалению, это работает далеко не всегда или не работает вовсе. Интранет хорош для автоматизации различных операций, упрощения системы документооборота и отчетности, поиска нужной информации, но… не для общения.
Кстати, успешность взаимодействия сотрудников с помощью портала во многом зависит от степени их вовлеченности в общение на всех управленческих уровнях. Открытая организация, где любой может напрямую обратиться к руководителю, намного привлекательнее для действующих и потенциальных сотрудников. Это создает у персонала дополнительную уверенность в том, что топ-менеджмент относится к членам коллектива как к полноправным партнерам и формирует лояльность к компании.
Каким компаниям нужен корпоративный портал
Интранет - это очень удобный, а порой и жизненно необходимый инструмент для компаний, в которых имеются удаленные сотрудники. Для них портал может служить настоящим мобильным рабочим местом. Полезен портал и для крупных фирм, имеющих филиалы в рамках одного населенного пункта или даже в разных городах. Но даже и в том случае, если у фирмы нет филиалов, но имеется большой штат сотрудников, а отделы расположены на разных этажах, портал может стать средством объединения всех в одну команду. При наличии портала исчезает необходимость ходить с бумажными документами из кабинета в кабинет, тратя на это драгоценное рабочее время и отвлекая других сотрудников, или искать клиентскую базу где-то на просторах 1С, с которой работать умеет далеко не каждый. Конечно, если в организации работают два-три человека и в течение рабочего дня они находятся в одном кабинете, то портал в этом случае будет ненужной роскошью.
Иногда руководители компании искренне не понимают, зачем может понадобиться корпоративный портал, считая его установку пустой тратой денег. На самом деле, портал необходим компании, если:
Очень полезен будет портал и тем компаниям, где нужна быстрая адаптация сотрудников или обучение персонала. При наличии интранета новичок гораздо быстрее входит в курс своих обязанностей, поскольку получает доступ ко всей основной информации, имеет возможность получать консультации по любому вопросу у опытных коллег. Для обучения сотрудников не потребуется организовывать очные курсы или тренинги - все это можно сделать онлайн на территории портала. Не придется и надолго отрывать работников от трудового процесса и тратить дополнительные средства на организацию.
Как внедрять интрасеть
Процесс внедрения интранета в компании достаточно сложный и многоэтапный. Первый этап - это всегда решение «сверху». Именно руководство должно принять решение о внедрении и способствовать его продвижению. Но психология людей такова, что любые нововведения и изменения привычного хода работы воспринимаются в штыки, независимо от того, насколько полезными и эффективными они окажутся в будущем.
Итак, допустим, что решение принято. С чего начать?
- Этап 1. Сбор требований и планирование проекта. На этом этапе определяются главные цели внедрения и собираются мнения всех заинтересованных лиц.
- Этап 2. Создание информационной архитектуры портала. Под этим понимается структурирование всех данных на портале, то, как они будут представлены пользователям. Главное назначение структуры - ускорение поиска, самая важная информация должна быть получена не более, чем в три «клика» мышкой.
- Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов. Это нужно для того, чтобы портал был не просто складом информации, но и автоматизировал самые трудоемкие бизнес-процессы компании.
- Этап 4. Создание дизайна портала. В данном случае дизайн - не просто картинка, он серьезно влияет на удобство портала для пользователей. Работа над дизайном обычно ведется параллельно с программной реализацией.
- Этап 5. Информационное наполнение. По мнению специалистов, инициаторами публикаций в начале работы интранета должны быть топ-менеджеры, но от них должно поступать не более 20% постов. Остальное - публикации рядовых сотрудников. Если их количество в дальнейшем окажется менее 80%, то, возможно, портал не является инструментом для персонала. К сожалению, на деле за наполнение обычно отвечает администратор.
- Этап 6. Продвижение среди сотрудников и обучение пользователей. Пожалуй, самый сложный и ответственный этап. Как бы идеально не был создан портал с точки зрения программного обеспечения или дизайнерского оформления, если он не будет востребован сотрудниками компании, ценность его будет равна нулю. Чтобы проинформировать коллектив о запуске интранета, можно разослать информационное письмо с оповещением о сервисе и его самых полезных возможностях, советами по переходу на новую систему. В процессе функционирования портала каждая компания находит свои решения для его популяризации среди работников, например, у кого-то доступ в интернет или электронную почту открывается только через интранет, а кто-то материально поощряет тех, кто регулярно использует портал в работе. Мотивация к использованию этого инструмента - едва ли не самая сложная часть работы по внедрению портала.
Сравниваем решения: топ-3 лучших интранет-портала
Yammer. По заявлению разработчиков, этот корпоративный портал будет полезен всем подразделениями компании - от руководителей до рядовых сотрудников. На сегодня он доступен только в составе еще одного продукта ― Microsoft-Office365 ― и легко интегрируется с SharePoint. При этом они во многом схожи, но Yammer - это облачное решение, а SharePoint - серверное.
Структура портала несколько напоминает популярный Twitter, интранет позволяет сотрудникам обмениваться мгновенными сообщениями, включая текстовые файлы и изображения, формировать рабочие группы, просматривать онлайн-контакты, искать людей, группы или тексты, использовать общую базу данных и принимать участие в ее формировании. Интерфейс портала достаточно прост, разобраться в нем сможет каждый, кто имеет хоть небольшой опыт работы с социальными сетями.
Кроме создания внутренних коммуникаций между сотрудниками, Yammer также помогает решать бизнес-задачи, такие как создание коммуникаций для руководителей, управление проектами, взаимодействие с бизнес-партнерами, формирование мотивации у персонала, обучение и адаптация сотрудников, повышение эффективности продаж.
Поскольку Yammer на сегодня является составной частью Office365, то установить его отдельно от последнего не представляется возможным. Но зато от добавления Yammer во все тарифы онлайн-офиса цена последнего не изменилась. Кстати, именно невозможность самостоятельной установки Yammer и можно считать одним из его главных недостатком наряду с тем, что Yammer подойдет лишь тем компаниям, которые хотят разработать свой индивидуальный корпоративный портал, поскольку не является готовым коробочным решением.
«Битрикс24» - корпоративный портал с функциями социальной сети. Он содержит микроблоги, мессенджер, хранилище файлов, фотогалереи. С помощью «Битрикс24» можно не только общаться и совместно работать над проектами, но и вести свой CRM, планировать и учитывать рабочее время, автоматизировать бизнес-процессы, управлять персоналом. Всего предлагается 12 рабочих инструментов.
«Битрикс» выглядит как корпоративный Facebook, во всяком случае, интерфейсы у них очень похожи. На главной странице имеется привычная лента, в которой каждый пользователь может писать свои сообщения и комментарии к постам других участников. Эта же лента отражает и все события компании. Существует как коробочный, так и облачный варианта портала. «Битрикс» можно установить как на стационарный компьютер, так и на ноутбук или любое мобильное устройство. Кроме того, интранет легко интегрируется с Google, Apple, Microsoft. Цена ПО зависит от вида выбранного тарифа: пакет «Проект» на 12 пользователей можно установить бесплатно, «Проект+» - за 990 рублей в месяц, «Компания» - за 10 990 рублей. Количество пользователей в двух последних пакетах не ограничено.
По отзывам пользователей - главные минусы портала - неинформативный интерфейс и перегруженность функционалом.
Jive - это готовое решение, которое дает возможность создавать собственный внутрикорпоративный портал в компании. Здесь имеются готовые шаблоны для отдела маркетинга, отдела продаж, HR, службы технической поддержки - запустить и развить портал можно в максимально сжатые сроки Пользователи могут настроить свое индивидуальное рабочее пространство при помощи стартовой страницы. Приложение содержит все необходимые инструменты для управления проектами, корпоративным контентом и задачами.
Для пользователей доступны блоги, профили, обсуждения, группы, календари, умный поиск и многое другое. Jive можно интегрировать с Google и Office365, доступ к порталу возможен с любых устройств, включая мобильные.
Цена приложения зависит от выбранного пакета, на сегодня их предлагается три: Select, Premier или Premier+. Главный недостаток портала - отсутствие локализации на русском языке и отличие навигации от привычных пользователю соцсетей. Из-за большого количества возможностей, процесс адаптации пользователей к интранету может вызвать трудности.
На рынке сегодня представлено достаточно большое количество решений. Понять, какое из них подойдет конкретной компании достаточно сложно. Именно поэтому в разделе об интеграции особое место занимает необходимость постановки четкой цели. Конечно, рабочий функционал представлен практически везде одинаково хорошо, что касается социального - вопрос остается открытым.
Индивидуальный инструмент vs готовое решение
Что предпочесть: разработку индивидуального инструмента или готовое решение? Об этом мы поговорили с Дмитрием Бенцем, разработчиком корпоративной социальной сети LOQUI BUSINESS :
«Если руководство будет понимать, зачем и для кого нужен интранет, то станет ясно и какой именно портал лучше всего установить. Не последнюю роль в выборе, конечно, играют финансовые возможности. Индивидуальное решение всегда будет дороже, чем коробочный вариант, но иногда компании и не нужно это решение. Готовые порталы успешно справляются с возложенными на них задачами, и большинство из них позволяют настроить все функции под специфику компании.
Но очень часто, к сожалению, встречается ситуация, когда портал становится только хранилищем информации, а делу укрепления внутренних коммуникаций он никак не помогает. Это происходит потому, что портал все же официальный рабочий инструмент, а человек психологически не расположен к общению с его помощью. Если компания видит своей основной целью именно укрепление внутренних коммуникаций, то внедрять нужно корпоративную социальную сеть. Именно КСС становится той площадкой, где персонал компании начинает активно общаться по всем вопросам, решать рабочие задачи, обмениваться мнениями, делиться информацией. Сети становятся все более востребованными, и одной из первых отечественных разработок стал наш LOQUI BUSINESS. Мы надеемся, что его ждет большое будущее. По крайней мере, мы постарались внедрить в него самое лучшее от социальной сети и корпоративного портала, чтобы LOQUI стал инструментом, способным решить любые вопросы и задачи компании».
"Кадровик. Кадровый менеджмент", 2011, N 1
ИНТРАНЕТ-ПОРТАЛ В СИСТЕМЕ ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ
Статья посвящена анализу использования интранет-портала в качестве инструмента повышения эффективности управления. Обобщены характеристики и возможности интранет-портала. Представлена разработанная автором методика его внедрения на примере ведущего банка Республики Саха (Якутия) - АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).
Словарь управления персоналом. Интранет-портал - информационная система, обеспечивающая пользователям единый авторизованный персонифицированный доступ к внутренним и внешним информационным ресурсам и приложениям организации.
Как показывает анализ социологических опросов, анкетирования, типичными слабыми моментами многих российских организаций являются: слабая система коммуникаций, корпоративного общения и культуры, низкий уровень информационного обмена ресурсами. Также наблюдаются низкий уровень адаптации персонала, внутреннего найма, мотивации, развития персонала, незнание персоналом миссии и стратегических целей и задач, планов развития, как следствие, в организациях слабая сопротивляемость факторам внешней среды, неуправляемость бизнес-процессами. И это в XXI в., в век развития информационных технологий, стремительного внедрения Интернета как средства и инструмента управления процессами!
Как же преодолеть слабые моменты? Как повысить степень управления бизнес-процессами? Как оптимизировать коммуникационные и информационные потоки? Какие технологии использовать для повышения эффективности и результативности?
Одним из решений могут стать создание и поддержка интранет-портала организации. Интранет-портал (сайт) - основа корпоративной системы информирования, позволяющая дополнительно решать задачи служб управления персоналом организации. В настоящей статье рассмотрим проект по внедрению интранет-портала на примере ведущего банка Республики Саха (Якутия) - АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).
Справка о компании. Банк - в настоящее время АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) - был основан в 1993 г. как кредитное учреждение, обслуживающее алмазную провинцию республики - Якутию. 18 июня 1993 г. на собрании учредителей было принято решение о создании коммерческого банка "Эргиэн" (товарищество с ограниченной ответственностью), который впоследствии, 15 февраля 1994 г., был переименован на КБ "Алмазэргиэнбанк" . 30 декабря 1998 г. произошла смена организационно-правовой формы банка - ТОО преобразовано в общество с ограниченной ответственностью. 23 июля 2003 г. банк был преобразован в акционерный коммерческий банк "Алмазэргиэнбанк" (открытое акционерное общество).
В банке работает около 500 сотрудников в головном офисе, 6 филиалах и 8 дополнительных офисах (рис. 1). Служащих в возрасте от 30 до 40 лет 374 сотрудника, или 68% от численности персонала. Около 75% сотрудников имеют высшее профессиональное образование, среднее образование имеет в основном только технический персонал, сотрудники постоянно повышают свою квалификацию (табл. 1).
Численность персонала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)
400 ┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌─┐ │
350 ┼────────────────────────────────────────────────────────┤ ├─────┤
300 ┼───────────────────────────────────────────────283──────┤ ├─────┤
│ ┌─┐ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
250 ┼──────────────────────────────────────245──────┤ ├──────┤ ├─────┤
│ ┌─┐ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
200 ┼─────────────────────────────187──────┤ ├──────┤ ├──────┤ 194───┤
│ ┌─┐ │ │ │ 172 │ ├─┐ │
│ │ │ │ │ │ ├─┐ │ │*│ │
│ │ │ │ │ │ │*│ │ │*│ │
150 ┼────────────────────136──────┤ ├──────┤ ├──────┤ │*├────┤ │*├───┤
│ ┌─┐ │ 121 │ 121 │ │*│ │ │*│ │
│ 113 │ │ │ ├─┐ │ ├─┐ │ │*│ │ │*│ │
│ ┌─┐ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
100 ┼───88──────┤ ├──────┤ ├──────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├───┤
│ ┌─┐ │ │ │ │79 │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
│ │ │72 │ │ │ ├─┐ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
│ │ ├─┐ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
50 ┼──┤ │*├────┤ ├──────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├───┤
│ │ │*│ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
│ │ │*│ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │
0─┼──┴─┴─┴─┬──┴─┴───┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬─┘
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009
┌──────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌─┐ ┌─┐ │
│ │ │ - головной и доп офисы │*│ - филиалы │
│ └─┘ └─┘ │
└──────────────────────────────────────────────────┘
Таблица 1
|
Наименование |
Используемая методика |
||
|
Определить целевое |
Расставить приоритеты и |
Исходя из результатов |
|
|
Запланировать |
Предложить |
||
|
Выявить этапы |
Провести анализ |
Экспертная оценка; |
|
|
Определить |
Установить нормативно - |
- "Мозговой штурм"; |
|
|
Выявить социально - |
Выявить экономию затрат |
ФСА; |
Внутренний ресурс
С точки зрения основной деятельности интранет-портал - это интегрированная система управления распределенными информационными ресурсами. С точки зрения организации управления это новая концепция организации рабочих мест сотрудников с единой точкой доступа ко всей информации, необходимой для выполнения соответствующих функций. С технической точки зрения это информационная система, интегрирующая различные источники данных и отдельные функциональные системы с единой точкой входа и унифицированными правилами предоставления и обработки информации.
Интранет-порталы в российских организациях разрабатываются и внедряются для развития внутренней коммуникационной инфраструктуры, для централизации управления бизнес-процессами, для типизации структур данных и стандартизации интерфейсов, для поддержки принятия управленческих решений. Интранет-порталы, как правило, включают три раздела.
Первый раздел - презентационная часть (основные презентации по направлениями деятельности, по продуктам, участникам, сотрудникам, новости, мероприятия и т. д.).
Второй раздел - информационная часть (первичная, информационная, аналитическая информация).
Третий раздел - административная часть (регистрация и аутентификация, ограничение доступа, поиск информации на портале, средства экспорта/импорта информации, тестирование).
В рамках системы управления персоналом цель внутрикорпоративного портала заключается в полном или частичном приеме части функций HR-службы, а также повышении оперативности, доступности и управляемости информационного обеспечения деятельности сотрудников организации вне зависимости от их территориального расположения или организационного подчинения.
Выделим следующие задачи служб управления персоналом, которые решаются при помощи внедрения интранет-портала: повышение уровня информационного обмена; поиск и подбор сотрудников с помощью внутренних источников; адаптация новых сотрудников; мотивация персонала; управление профессиональным обучением, развитие и оценка персонала (проведение on-line тестирований, создание систем корпоративного обучения и т. д.); поддержка корпоративной культуры.
Опыт создания интранет-портала
в зарубежных и российских банках
На сегодняшний день интранет-порталы есть практически у всех зарубежных компаний. В России этот ресурс также становится популярным: по результатам опроса, проведенного на страницах информационного портала Rambler, где приняло участие 2350 россиян из различных компаний, 42% респондентов отмечают, что в их компаниях есть внутренний сайт. Рейтинг этого ресурса среди сотрудников достаточно высок: около 70% сотрудников пользуются им регулярно (не менее нескольких раз в неделю) .
Наиболее значительный сдвиг в развитии Интранет сейчас наблюдается в банковском секторе. Корпоративные порталы являются наиболее действенными и доступными инструментами внутренних коммуникаций . Зарубежные банки наиболее широко стали внедрять внутрикорпоративный сайт с 2000 - 2001 гг. К зарубежным крупным банкам, которые внедрили Интранет одними из первых, можно отнести Royal Bank of Scotland. Королевский банк Шотландии (RBS) внедрил интранет-портал на основе открытого исходного кода сервера приложений Zope. Банк использует Zope для ведения внутрикорпоративных бизнес-процессов, а также получения информации.
HSBC Holdings plc. - одна из крупнейших банковских групп в мире и крупнейшая по результатам 2008 г. по капитализации банковская группа Европы, работающая в 76 странах мира. DZ Bank (AG Deutsche Zentral-Genossenschaftsbank) - один из ведущих универсальных банков по предоставлению широкого спектра финансовых услуг, занимает 5-е место в Германии и 28-е место в мире по размеру активов, имеет филиалы и представительства в 15 странах. Кроме того, к зарубежным банкам, которые активно пользуются Интранет, можно отнести UBS Investment Bank, Lapeer County Bank & Trast Co и др.
К числу отечественных банков, внедривших Интранет, можно отнести: Банк России, Альфа-Банк, ВТБ 24, Внешторгбанк, Райффайзенбанк, МДМ-Банк, БТА Банк, Банк "Возрождение" и т. д. Одним из первых отечественных банков, внедривших корпоративный портал Интранет, является Центральный банк РФ, который реализовал свой проект в 2003 - 2004 гг. Основной целью создания корпоративного портала Интранет стало повышение оперативности, доступности и управляемости информационного обеспечения деятельности сотрудников Банка России вне зависимости от их территориального расположения или организационного подчинения. В настоящее время в состав Интранет включены более 60 информационных ресурсов и доступ к нему имеют все структурные подразделения Банка России. Данный портал насчитывает более 11 тыс. пользователей, ежедневно к нему обращаются до 1000 пользователей.
Результаты опроса в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)
Для обоснования создания и внедрения интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) было проведено социологическое исследование в феврале - мае 2009 г. Всего было опрошено 60 сотрудников по гнездовой (серийной) выборке, что составляет около 17% от общей численности сотрудников, представленная таблица 1 отражает характеристику респондентов. По результатам опроса были сделаны следующие выводы.
Результаты анкетирования показали, что в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) существует проблема информирования сотрудников, которую можно решить путем создания корпоративной газеты. К категориям, которые являются сигналами проблемы информирования, относятся 18% главных, 30% ведущих специалистов, 60% специалистов и 9% служащих.
Большая часть работников по всем должностям редко знают или совсем не знают о появившихся вакансиях, так, сотрудниками, которые считают, что практически никогда не информировались о появившихся вакансиях, являются специалисты (50%), главные специалисты (45%), ведущие специалисты (40%). Из 60 респондентов 30% опрошенных упускали интересующую их вакансию, еще 30% не исключают возможность, что говорит о низком уровне внутреннего найма сотрудников банка. Поэтому необходимо, чтобы сотрудники банка были уверены в том, что их всегда будут информировать о появившихся вакансиях.
В АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) сотрудники под адаптацией понимают испытательный срок (так ответили 37% респондентов), что является неверной стратегией руководства банка. Среди методов и средств, необходимых для процесса первичной адаптации работников, 1-е место заняло наставничество (28 ответов - 34%). Немногим отстают ответы относительно "наличия данных и другой информации о коллегах", так ответили 22 (26%) опрошенных, и "наличия исчерпывающей информации об организации" - 19 (23%).
Уровень мотивации сотрудников АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) можно расценивать как высокий, но руководству "Алмазэргиэнбанка" необходимо уделить внимание трудовой нагрузке, обустройству рабочих мест и удовлетворенности трудовой деятельностью главных, ведущих специалистов и служащих.
Сотрудники АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) положительно относятся к проведению анкетирований, необходимо только объяснить, в чем заключается цель опроса, и довести до всех полученные результаты.
Необходимо совершенствовать внутреннюю коммуникацию АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).
Сотрудники хотят внедрения в их организации интранет-портала.
Итак, внедрение интранет-портала в целях совершенствования системы управления персоналом АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) является одной из актуальных задач.
Методика внедрения интранет-портала
Мы разработали методику, оценивающую актуальность внедрения интранет-портала с учетом узких мест в системе управления, а именно низкий уровень информирования; поиска и подбора сотрудников; адаптации; мотивации; профессионального обучения, развития и оценки персонала; корпоративной культуры. Опираясь на результаты полученного исследования, разработали методику внедрения интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).
Разработка мероприятий по внедрению интранет-портала в общей сложности охватывает 5 основных действий, каждое из которых, в свою очередь, использует следующие методики: экспертную оценку; метод "мозгового штурма"; функционально-стоимостный анализ для выявления экономии затрат на функции отдела по управлению персоналом; курсовой проект по дисциплине "Аудит и контроллинг персонала" для определения возможных источников финансирования проекта (табл. 1).
Выбор поставщика интранет-портала
Для выбора интранет-решения в первую очередь были рассмотрены, проанализированы предложения основных поставщиков данных решений (табл. 2).
Таблица 2
Анализ поставщиков автоматизированных систем
|
Компания |
Наименование |
Решение |
Срок разработки |
Заказчики |
Цена, руб. |
|
|
1С - Битрикс: |
Готовый портал |
На 25 |
||||
|
Примечание |
Содержит новости, файлохранилище, рабочие группы, календари, форумы, |
|||||
|
WSS - |
Portal |
АКБ |
||||
|
Portal |
ВТБ 24, АКБ |
|||||
|
Примечание |
Имеет множество расширений и интегрированных систем. Тесно |
|||||
|
Tops |
Share Point |
АБ "ГПБ - |
||||
|
Примечание |
Основные области применения порталов - управление знаниями, |
|||||
|
Softline |
Комбинированный |
|||||
|
Примечание |
Содержит настраиваемый модуль документооборота, элементы социальной |
|||||
|
Softline |
DeskWork 1.0. |
|||||
|
DeskWork 1.0. |
||||||
|
DeskWork 1.0. |
||||||
|
Примечание |
Базовый - набор из 4 шаблонов оформления портала с новым дизайном |
|||||
|
"РБК СОФТ" |
Комбинированный |
КМБ Банк, |
||||
|
Примечание |
После запуска интранет-портала он может быть размещен на хостинг - |
|||||
|
Комбинированный |
АКБ "МДМ - |
|||||
|
OnArt IntraNet |
||||||
|
IBM Lotus |
Альфа-банк |
|||||
|
Примечание |
Предоставляет избыточную функциональность для совместной работы и |
Условные обозначения: П - полностью; Ч - частично.
Был сделан вывод, что из всех рассмотренных вариантов АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) подходят 5 вариантов портала, из которых экспертная группа и руководство банка выбрали "РБК СОФТ" (RBC Mylntranet). Данный выбор можно объяснить тем, что интранет-решение компании "РБК СОФТ" полностью удовлетворяет требованиям банка: предлагается частичная разработка портала по установленной банком структуре, цена оптимальна и не зависит от количества пользователей, имеется достаточно большой опыт внедрения в банках страны плюс привлекательное специальное предложение (бесплатное обучение технических специалистов). ООО "РБК СОФТ", входящее в состав группы компаний "АРМАДА" (ММВБ, РТС: ARMD), специализируется на корпоративных решениях в области информационных технологий и Интернет. RBC Mylntranet - это интранет-портал на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007. Данный портал предназначен для решения таких задач, как: создание единого источника необходимой информации и документов для сотрудников всех офисов и филиалов компании; организация эффективных коммуникаций и совместной работы; поддержание и развитие корпоративной культуры; решение задач HR-службы компании.
Рассчитаем затраты на внедрение интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО), используя методику упущенной выгоды. Так, в табл. 3 отражены затраты на персонал в банке.
Таблица 3
Затраты на персонал в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)
за 2006 - 2007 гг.
|
Направление |
||||||
|
Сумма |
Уд. вес |
Сумма |
Уд. вес |
Сумма |
Уд. вес |
|
|
Фонд оплаты |
||||||
|
а) оплата за |
||||||
|
б) оплата за |
||||||
|
в) единовременные |
||||||
|
Затраты на |
||||||
|
Затраты на |
||||||
|
Расходы на |
||||||
|
Расходы на |
||||||
|
Затраты на |
||||||
|
Расходы на |
||||||
|
Расходы на |
||||||
|
Прочие расходы |
||||||
Затраты на ФОТ и затраты на увольнение АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) можно считать соответствующими идеальной модели затрат.
Необходимо увеличить расходы на обучение и повышение квалификации, например, за счет сокращения расходов на мотивацию, так как данный показатель тоже является главным фактором в мотивировании работников, а также за счет сокращения прочих расходов, например затраты на корпоративные мероприятия.
Необходимо оптимизировать затраты на мотивацию таким образом, чтобы сокращения не были в ущерб интересам сотрудников банка.
Можно сократить прочие расходы и расходы на культурно-бытовое обслуживание при условии, что полученные деньги пойдут на удовлетворение более востребованной потребности персонала АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).
Исходя из приведенных выводов о том, что необходимо оптимизировать затраты на мотивацию, прочие расходы и расходы на культурно-бытовое обслуживание при условии, что сокращения не были в ущерб интересам сотрудников банка, мы можем предложить: часть финансирования разрабатываемого проекта по внедрению интранет-портала определить из данных статей расходов на персонал, которые составляют около 12 - 15% от общей суммы затрат и в год составляют около 20 - 30 млн руб. (табл. 4)
Таблица 4
Расчет затрат на внедрение интранет-портала
в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)
|
Направление |
I-е полугодие |
|||||
|
Сумма |
Уд. вес |
Сумма |
Уд. вес |
Сумма |
Уд. вес |
|
|
Расходы на |
||||||
|
Расходы на |
||||||
|
Прочие расходы |
||||||
В табл. 5 отразим структуру единовременных затрат по внедрению интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).
Таблица 5
Структура единовременных затрат по внедрению
интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)
|
Наименование затрат |
Стоимость |
Итого, руб. |
||
|
Стоимость программного пакета |
||||
|
Оплата за обучение |
||||
|
Из нее: |
||||
|
Оплата за проживание |
600 (в сутки) |
|||
|
Оплата командировочных |
350 (в сутки) |
|||
|
Оплата премии за внедрение проекта |
От 15 000 до |
|||
|
Прочие расходы (канцелярская |
||||
Экономический эффект от внедрения интранет
Экономический эффект АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) в сфере управления персоналом достигается преимущественно за счет снижения трудоемкости выполнения функций управления, вследствие исключения дублирующих операций.
Сопоставление результатов до и после внедрения проекта и экономический эффект можно показать с помощью следующей табл. 6.
Таблица 6
Экономический эффект от внедрения интранет-портала
в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)
┌──────────────────┬────────────────┬───────────┬──────────┬───────────────────┬─────────┐
│ Полное │ Должности лиц, │ Должности │ Затраты │ Затраты на │Эффект от│
│ наименование │откуда поступают│ лиц, │ труда │ выполнение функции│внедрения│
│ функций отдела по│документы, формы│участвующих│выполнения│ в течение года с │ проекта,│
│ работе с │ или исходные │ в │ функции │ учетом стоимости │ руб. │
│персоналом и общим│ данные │ исполнении│ каждого │технических средств│ │
│ вопросам │ │функции, их│работника,│ и отчислений на │ │
│ │ │ месячный │ ч │ социальное │ │
│ │ │оклад, руб.│ │ страхование, руб. │ │
│ │ │ │ ├─────────┬─────────┤ │
│ │ │ │ │ до │ после │ │
│ │ │ │ │внедрения│внедрения│ │
│Отбор, │- Гл. спец. │ +3 248 │ +140 │ 42 481 │ 14 711 │ -27 770 │
│тестирование и │- Вед. спец. │ │ │ │ │ │
│первичная оценка │- Вед. спец. (ф)│ │ │ │ │ │
│нанимаемых │+ Вед. спец. (д)│ │ │ │ │ │
│специалистов │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Формирование и │Вед. спец. (д) │ +1 724 │ │ 16 601 │ 15 985 │ -615 │
│поддержание базы │ │ │ │ │ │ │
│данных резерва │ │ │ │ │ │ │
│кадров │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Осуществление │+ Вед. спец. (д)│ +3 248 │ +22 │ 13 702 │ 15 649 │ +1 947 │
│анализа │ │ │ │ │ │ │
│потребности в │ │ │ │ │ │ │
│обучении и повыш. │ │ │ │ │ │ │
│квалификации, │ │ │ │ │ │ │
│определение │ │ │ │ │ │ │
│приоритетных │ │ │ │ │ │ │
│направлений и │ │ │ │ │ │ │
│составление │ │ │ │ │ │ │
│графиков обучения │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Подготовка │Вед. спец. (д) │ +1 724 │ │ 4 684 │ 5 454 │ +770 │
│материалов по │ │ │ │ │ │ │
│привлечению │ │ │ │ │ │ │
│работников к │ │ │ │ │ │ │
│материальной и │ │ │ │ │ │ │
│дисциплинированной│ │ │ │ │ │ │
│ответственности │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Учет личного │Вед. спец. (д) │ +1 724 │ │ 43 940 │ 47 833 │ + 3893 │
│состава │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Ведение │Вед. спец. (д) │ +1 724 │ -200 │ 69 660 │ 67 137 │ -2 523 │
│установленной │ │ │ │ │ │ │
│документации по │ │ │ │ │ │ │
│кадрам │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Составление │Вед. спец. │ +1 724 │ -20 │ 51 534 │ 50 843 │ -690 │
│графиков отпусков,│Вед. спец. (д). │ │ -50 │ │ │ │
│учет использования│Вед. спец. (ф) │ │ │ │ │ │
│работниками │ │ │ │ │ │ │
│отпусков, │ │ │ │ │ │ │
│оформление │ │ │ │ │ │ │
│очередных отпусков│ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Ведение учета │- Гл. спец. │ +1 724 │ -30 │ 20 848 │ 19 043 │ -1 804 │
│замещения штатного│Вед. спец. │ │ +20 │ │ │ │
│расписания │Вед. спец. (д). │ │ -30 │ │ │ │
│ │Вед. спец. (ф) │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Формирование и │Вед. спец. (д) │ +1 724 │ │ 22 581 │ 25 466 │ +2 885 │
│ведение банка │ │ │ │ │ │ │
│данных о │ │ │ │ │ │ │
│количественном и │ │ │ │ │ │ │
│качественном │ │ │ │ │ │ │
│составе │ │ │ │ │ │ │
│сотрудников │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Сопровождение │- Вед. спец. │ │ │ 25 870 │ 6 697 │ -19 172 │
│процесса адаптации│- Вед. спец. (ф)│ │ │ │ │ │
│новых сотрудников │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Организация │Рук. упр-ния. │ │ -60 │ 27 394 │ 12 173 │ -15 220 │
│проведения │Гл. спец. │ │ -40 │ │ │ │
│аттестации │+ Вед. спец. (д)│ │ +40 │ │ │ │
│работников, ее │ │ │ │ │ │ │
│методическое и │ │ │ │ │ │ │
│информационное │ │ │ │ │ │ │
│обеспечение, │ │ │ │ │ │ │
│участие в анализе │ │ │ │ │ │ │
│результатов │ │ │ │ │ │ │
│аттестации │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Подготовка │- Вед. спец. (д)│ │ │ 27 394 │ 20 307 │ -7 086 │
│необходимых │ │ │ │ │ │ │
│материалов для │ │ │ │ │ │ │
│рассмотрения на │ │ │ │ │ │ │
│комиссии по │ │ │ │ │ │ │
│установлению │ │ │ │ │ │ │
│выслуги лет │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Организация │Рук. управления.│ │ -30 │ 11 620 │ 14 791 │ +3 171 │
│корпоративных │+ Вед. спец. (д)│ │ +20 │ │ │ │
│мероприятий │ │ │ │ │ │ │
│совместно с │ │ │ │ │ │ │
│заинтересованными │ │ │ │ │ │ │
│подразделениями │ │ │ │ │ │ │
│банка │ │ │ │ │ │ │
├──────────────────┴────────────────┴───────────┴──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤
│Итого: │ 378 309 │ 316 089 │ -62 220 │
└──────────────────────────────────────────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────┘
Условные обозначения: "-" - исчезновение, снижение или уменьшение; "+" - появление, увеличение.
Таким образом, при внедрении интранет-портала банк получит сокращение затрат на осуществление функций отдела кадров - 62 220 руб. в год, а также оптимальное распределение функций между сотрудниками отдела и избавление от излишних функций.
Кроме того, экономическим эффектом в сфере управления можно считать снижение трудоемкости обработки информации, которая определяется по формуле:
Ру = Т x (Зм / Кд x Ч) - Тм x Св, (1)
где Т - трудоемкость обработки информации ручным способом, чел. час.;
Зм - среднемесячная заработная плата управленческого работника;
Кд - количество рабочих дней в месяце, дн.;
Ч - количество рабочих часов в день, ч.;
Тм - трудоемкость обработки той же информации на компьютере, чел.-час.;
Св - стоимость одного часа использования компьютера, руб.
В результате внедрения интранет-портала снизятся затраты труда:
1) на подготовку материалов для представления персонала к материальным поощрениям. Данные затраты составляют в общем 186 ч в год экономический эффект будет равен: 186 x 78 = 14 508 руб.;
2) на подготовительную работу по дисциплинарной ответственности: Ру =
1,1 x (17 000 / 22 x 8) - 0,4 x 230 = 106 - 92 = 14 руб. в час. В год:
64 x 14 = 896 руб.;
3) на обработку данных о количественном и качественном составе
сотрудников: Ру = 3,4 x (17 000 / 22 x 8) - 1,2 x 230 = 328 - 276 =
52 руб. в час. В год: 240 x 52 = 12 480 руб.
Таким образом, Ру = 14 508 + 896 + 12 480 = 27 884 руб.
Управленческие решения будут приниматься более эффективно:
Ру = SUM (Т1 - Т2) x Цу, (2)
где Т1, Т2 - длительность обоснования, выработки, принятия и реализации решения до и после мероприятий, дн.;
Цу - стоимость одного дня работы работника управления.
Произведем расчет эффективности управленческих решений:
По премировании сотрудников: Ру = 1 x (10 - 4,5) x 772 = 4246 руб.;
По расстановке кадров: Ру = 3 x (14 - 6) x 772 = 18 528 руб.;
По кадровой политике: Ру = 2 x (13 - 7) x 772 = 9264 руб., итого:
Ру = 4246 + 18 528 + 9264 = 32 038 руб.
Мы считаем, что за счет внедрения интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО):
Уменьшатся издержки на офисную бумагу, картридж и использование технических средств, т. к. основные документы организации будут носить электронный характер;
Сократятся потери рабочего времени на поиск необходимой документации и т. д.
Рассчитаем показатели экономической эффективности.
1. Чистый дисконтированный доход (ЧДД), или интегральный экономический эффект (Эинт):
Эинт = ЧДД = Эу1 + Эу2 - SUM Kylt x альфа, (3)
где Эу1 - экономический эффект в сфере управления;
Эу2 - экономический эффект в сфере производства;
SUM Kylt - предпроизводственные затраты в t-м году расчетного периода;
альфа - коэффициент дисконтирования.
Эинт = ЧДД = (62 220 + 27 884 + 32 038) + 10 000 - 350 300 x 0,892 857 = 132 142 - 312 768 = -180 626 руб.
Таким образом, можно сделать вывод, что в первый год после внедрения интранет-портала единовременные затраты в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) окупятся на одну треть.
2. Индекс доходности (ИД) представляет собой отношение суммы приведенных доходов к величине капиталовложений и рассчитывается по следующей формуле:
ИД = (1 / Квл) x SUM (Pt - K"t) x альфа, (4)
где Квл - сумма дисконтированных капиталовложений, руб.;
Pt - экономические результаты, достигаемые на t-м шаге;
K"t - затраты на t-м шаге при условии, что в них не входят капиталовложения, руб.
ИД = (1 / 350 300) x (1 x (132 142 - 312 768) x 0,892 857 + 2 x (132 142 - 50 000) x 0,797 194 + 3 x (132 142 - 50 000) x 0,711 780) = 0,00 000 285 x (-161 273 + 130 966 + 175 401) = 0,00 000 285 x 145 094 = 0,413.
Индекс доходности составит 0,413. Мы считаем это высоким показателем для банковской отрасли.
3. Срок окупаемости (Tок) - минимальный временной интервал (от начала осуществления проекта), за пределами которого интегральный экономический эффект становится положительным и в дальнейшем остается неотрицательным. Срок окупаемости определяется исходя из условия:
Tок = min t, при котором SUM (Pt - K"t) x альфа = Квл. (5)
Квл = 350 300 руб. 1 x (132 142 - 50 000) x 0,892 857 + 2 x (132 142 - 50 000) x 0,797 194 + 3 x (132 142 - 50 000) x 0,711 780) = 73 341 + 130 966 + 175 401 = 379 708 руб.
Tок = 2 - 2,5 года.
Таким образом, данный проект окупится через два или два с половиной года и в последующем будет приносить доход банку примерно 130 тыс. руб. в год.
Социальная эффективность проекта
Область применения проекта затрагивает социальную сторону организации. Его социальная эффективность проявляется в возможности достижения позитивных, а также избегания отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.
К числу позитивных изменений при внедрении интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) можно отнести следующие по отдельным подсистемам системы управления персоналом.
Подсистема планирования и маркетинга персонала:
Создание условий для реализации и развития индивидуальных способностей работников;
Формирование благоприятного имиджа организации.
Подсистема найма и учета персонала:
Обеспечение внутреннего найма персонала;
Повышение обоснованности кадровых решений по перемещению персонала.
Подсистема условий труда:
Обеспечение персоналу банка надлежащего уровня труда и досуга;
Обеспечение желаемых перемен в социальной среде "Алмазэргиэнбанка".
Подсистема трудовых отношений:
Своевременное выявление проблем в групповых и индивидуальных взаимоотношениях;
Формирование организационной культуры.
Подсистема развития персонала:
Всесторонняя адаптация персонала;
Обеспечение согласованности целей работников и руководства банка при управлении карьерой;
Овладение социокультурными нормами банка.
Подсистема мотивации и стимулирования персонала:
Создание условий для развития личности сотрудников;
Формирование чувства причастности работника к делам банка;
Формирование современной системы мотивации и лояльности сотрудников к банку.
Подсистема социального развития:
Создание благоприятного социально-психологического климата;
Формирование механизма обратной связи с работниками исходя из их желания и нужд;
Создание возможностей для общения вне работы и участия в общественной жизни компании.
Подсистема информационного обеспечения:
Обеспечение информированности работников о происходящих событиях, изменениях, вынесенных распоряжениях в банке;
Повышение качества, оперативности и обоснованности информирования;
Формирование возможности контроля над изменением запросов различных категорий работников и др.
Таким образом, интранет-портал позволяет повысить информирование сотрудников организации; повысить эффективность поиска и подбора сотрудников; повысить уровень удовлетворенности адаптации новых сотрудников и мотивации.
Интранет-портал - это инструмент профессионального обучения, развития и оценки персонала, а также поддержка корпоративной культуры.
Библиография
1. Шабанова А. Внутренний корпоративный сайт как средство информационного обмена в компании // Управление персоналом. 2005. N 15 (121). С. 48.
Введение.
Простейшим средством электронного взаимодействия предприятия с внешним миром является корпоративный Интернет - сайт (ИС) компании. На первых порах он используется как интерактивный информационный канал для создания положительного образа компании продвижения ее товаров и услуг на рынок. В дальнейшем в него могут быть включены те или иные функции для превращения его в коммерческий корпоративный торговый портал В2В или В2С. Важную роль играют такие информационно-аналитические ресурсы, как электронные публикации, справочно-информационные и аналитические системы, а также рейтинговое пространство бизнеса. Далее будут рассмотрены основные ресурсы, обеспечивающие возможность пения аналитических операций.
Корпоративный портал - это одна из форм управления информацией и реализации проектов В2В для успешного ведения электронного бизнеса. Основная идея портала заключается в том, чтобы предоставить посетителю как можно больше услуг, начиная с возможности поиска необходимой информации и заканчивая электронной почтой, страховыми и банковскими услугами, а также обеспечить доставку продуктов и услуг. Портал ориентирован на предоставление полного комплекса услуг клиенту с тем, чтобы он получил весь спектр ответов на свои запросы без использования других интернет - ресурсов. По данным Merrill Lynch, объем рынка корпоративных порталов в 2002 г. составил около 15 млрд дол. .1. при темпе роста 30 - 40 % в год.
По своей направленности корпоративные порталы бывают двух видов: ориентированные во внешнюю среду для обслуживания клиентов и партнеров и ориентированные внутрь, предназначенные для решения задач корпорации и интегрированные в интернет-систему.
Крупнейшие американские компании создают В2В – интернет - порталы (ИП) в виде стратегических партнерств, В некоторых случаях ИП создаются непосредственными конкурентами, имеющими общих поставщиков. Так, например, в автомобильной индустрии три крупнейшие: корпорации - General Motors, Ford и DaimlerCrysler - объявили о создании совместного ИП для закупок запчастей и материалов. Суммарный годовой объем закупок этих компаний составляет 500 млрд долл., так что перевод только 2 % общего объема закупок трех автогигантов в Интернет позволит этому порталу иметь годовой оборот в 10 млрд долл.
Также для создания интернет - порталов могут объединять усилия компании, имеющие практически единые каналы сбыта. Примером служит ИП для продажи готовой продукции оптовым фирмам, дистрибьюторским сетям, сетям супермаркетов и аптек производителей пищевой и фармацевтической продукции, включая крупнейшие компании Procter & Gamble, Coca-Cola, Colgate Palmolive, Pepsi-Cola. В России практически все крупнейшие компании работают над собственными проектами. Однако примеров, когда аналогично американским корпорациям для реализации проектов интернет-порталов объединяют свои усилия несколько крупных компаний, практически не встречается.
Внутрикорпоративный портал позволяет легко комбинировать разнообразную информацию, получая в режиме реального времени производственные данные, сведения о конкретных сделках, таблицы сведений о состоянии складов, сообщения коллег, партнеров и др. Иными словами, корпоративные порталы преобразуют информацию, хранимую в общей базе данных, в удобную для использования форму. Они отслеживают неструктурированную информацию, каталогизируют ее и маршрутизируют по сети организации. Кроме того, корпоративные порталы извлекают и систематизируют информацию из Интернета в соответствии с требованиями бизнеса. Все эти и другие возможности обеспечиваются с помощью стандартных браузеров.
Интернет-портал как эффективное средство ведения бизнеса. Благодаря Интернету сегодня нередко о последних мировых событий человек осведомлен лучше, чем о том, что происходит на предприятии, где он работает, а работники компаний с коллегами из-за океана общаются чаще, тем с сотрудниками из соседнего подразделения. В то же время грамотная координация деятельности предприятия требует регулярного обмена документами и согласованных решений,
Корпоративный интернет-портал является одним из современных решений для внедрения электронного документооборота в западных компаниях. Интернет - это виртуальное информационное пространство, созданное внутри отдельно взятой компании. Портал можно разрабатывать поэтапно, сначала внедряя лишь функции первостепенной важности и постепенно наращивая дополнительные возможности по мере развития бизнеса или роста его потребностей.
В первую очередь руководство фирмы может разместить на ИП различные документы для общего доступа - в результате значительно облегчается доступ к ним сотрудников. Вся информация должна быть упорядочена по темам или видам, а по реквизитам документов может проводиться быстрый поиск.
Кроме того, несколько разделов портала, как правило, посвящены справочной информации (списки внутренних телефонов компании и электронных адресов сотрудников, перечень внутренних вакансий, дни рождения сотрудников и даты корпоративных праздников). Многие фирмы размещают в Интернет полную статистику по клиентам (клиентские базы данных, отчеты о встречах); обращаться к ней и дополнять ее могут работники всех подразделений, каждый из которых будет иметь доступ только к той информации, которая ему открыта.
В интернет - портале могут размешаться аналитическая информация с использованием различных средств ее представления и визуализации, а также электронные таблицы. Для хранения данных создается корпоративное информационное хранилище, в определенную часть которого может быть организован парольный доступ. В этой среде на предприятии возможна реализация системы контроллинга.
Портал может использоваться и как современное средство коммуникации. На форумах сотрудники имеют возможность обмениваться информацией и идеями, мнениями о заказчиках или продуктах, обсуждать конкретные проекты. При публикации материалов во внутренней сети можно определить статистическую потребность в материалах и документах, обсудить проекты документов с широкой аудиторией. Существует возможность проведения виртуальных социологических опросов практически в кратчайшие сроки без затрат средств и времени. Это способствует как выявлению узких мест во взаимодействиях в коллективе, так и генерации идей по развитию предприятия.
Активными пользователями интернет-портала компании должны стать ее дилеры и корпоративные клиенты: они могут узнавать актуальную информацию об ассортименте продукции, о ценах и скидках. Интернет - порталы удобны для командируемых сотрудников компании, поскольку к его ресурсам может быть организован удаленный доступ из другого города или даже из-за рубежа: выход на сайт, пользование внутренними документами, работа с аналитической и финансовой информацией, общение с коллегами, получение консультации.
Интернет способствует объединению разрозненных источников информации в единую систему. Затраты компании-подрядчика, которая будет анализировать требования заказчика, разрабатывать и внедрять интернет - портал, относительно невелики по сравнению с затратами на обеспечение сложных систем документооборота, управления информацией, принятия решений. Поскольку современные пользователи, как правило, умеют работать с Web-приложениями, то не понадобится, значительных дополнительных средств и времени на обучение сотрудников.
Создание корпоративных порталов. Интернет является универсальной средой, а доступность инструментов для разработки создает впечатление, что сделать портальное решение может каждый, кто разбирается в технологиях (и совсем необязательно - в бизнесе). В то же время практика показывает, что создание хорошего портала собственными средствами удается крайне редко.
Универсальные средства, которые можно было бы оперативно адаптировать к российским условиям, пока отсутствуют. Поэтому самостоятельная разработка портала может стать «черной дырой», в которую уходят деньги предприятия. Сторонние разработчики имени Дольше опыта, могут использовать наработки, полученные при реализации проектов в других компаниях. «Внутренние» программисты (тоньше погружены в проблемы компании и зачастую не могут взглянуть на проект в целом.
Другой вариант создания корпоративного портала - воспользоваться услугами небольших отечественных компаний. К сожалению, пока еще не существует специализированного российского сайта, на котором разработчики могли бы свободно конкурировать за размещаемые заказы.
То, что могут предлагать и предлагают более крупные российские компании, является развитием и адаптацией к российской специфике или к вертикальным секторам стандартных схем описания компонентов. Эти решения специально адаптированы к российскому рынку. Они разумны по цене, содержат средства интеграции с российским программным обеспечением (бухгалтерией, ERP, системами кадрового учета и т. д.) Эти решения хорошо подходят для небольших и средних компаний. В крупных же и территориально распределенных организациях российские решения пока еще надо рассматривать как первый этап создания корпоративного портала, который поможет быстро развернуть первую версию или прототип системы в рамках разумного бюджета и помочь позиционировать проект внутри организации. Требуют развития решения, которые могут удовлетворить заказчиков в плане архитектуры, функциональности, масштабируемости и безопасности. Дальнейшее развитие этого сегмента рынка может представлять интерес, поскольку использование отечественных разработок позволит снизить стоимость проекта.
В случае адаптации к конкретным условиям тиражируемых портальных продуктов западных компаний, как правило, нужно платить не только за разработку, но и за лицензии. И если первую часть затрат можно оценить только после тщательного анализа, то стоимость лицензий обычно колеблется от нескольких десятков тысяч до ста тысяч долларов в расчете на один серверный процессор. Впрочем, некоторые производители в дополнение к серверной схеме оплаты или даже вместо нее продают клиентские лицензии по цене от нескольких десятков до двух-трех сотен долларов или предоставляют достаточно большие испытательные периоды. Для российских условий, однако, это не очень актуально из-за необходимости адаптации готовых решений к местным особенностям.
В предыдущей статье мы говорили вообще. В этой статье рассмотрим, чем может помочь компании внутренний сайт.
Внутренний корпоративный сайт, его также называют интранет или корпоративный портал , – это сеть, связывающая между собой все подразделения компании, к которой имеют доступ только сотрудники организации. Посредством внутреннего сайта могут быть решены следующие задачи:
Организация взаимодействия
Корпоративный портал позволяет решить проблему коммуникации между сотрудниками компании. Это особенно актуально для крупных организаций, имеющих несколько офисов или региональные представительства в других городах. В таком случае сотрудникам разных офисов бывает затруднительно координировать действия между собой при решении общих задач.
На внутреннем сайте можно сделать форум и чат для обмена мгновенными сообщениями. Это позволит любому сотруднику задать возникший вопрос и быстро получить на него ответ, не отвлекаясь от дел самому и не отвлекая других сотрудников разговорами по телефону или беганием по кабинетам.
К тому же, через специальные программные модули интранета есть возможность выкладывать любые документы для общего доступа определенного круга лиц. Таким образом, совместно работать над одним проектом могут не только сотрудники разных отделов и офисов, но также представители из других регионов и удаленные сотрудники, работающие на дому. А ограничение в доступе позволит избежать утечки информации.
Удобство управления
Наличие внутреннего портала может значительно помочь руководителям на всех этапах управления. При планировании учитывается вся доступная информация от разных отделов. Делегирование задач и координация деятельности может осуществляться с помощью уже описанных способов организации взаимодействия. А отчеты, присылаемые через внутренний сайт, позволят проконтролировать результат работы и учесть эти данные при планировании работы на следующий период.
Информирование
На корпоративном портале для сотрудников можно публиковать различные новости о компании, ближайшие планы, мероприятия, поздравления именинников и многое другое. Наличие регулярно обновляемой информации способствует повышению лояльности сотрудников и их вовлеченности в жизнь компании. А создание специального раздела для новичков позволит новым сотрудникам легче войти в коллектив и быстрее адаптироваться к рабочему месту.
Однако все эти возможности внутреннего корпоративного сайта станут доступны только в том случае, если получится сделать его достаточно удобным для всех сотрудников и регулярно заниматься работой по его улучшению.
Вы можете создать и развить свой сайт по нашей программе, для этого нужно пройти первоначальный бесплатный курс.
Внутренний портал позволяет выстроить коммуникации внутри компании. Что это дает?
Подробнее по каждому аспекту
Объединить всю информацию : автоматизировать документооборот (хранилище документов) с управлением правами доступа, версионностью, возможностью хранить базу знаний.CRM — даст возможность хранить историю по письмам, звонкам и работе с каждым клиентом, а в конце квартала создаст отчеты для каждого руководителя. Мы добавим автоматизацию: например, отсылать почту клиенту, который давно не отвечает или высылать счет повторно, если в течение недели он не оплачен.
Автоматизировать бизнес . Многие действия совершаются регулярно: платежи, ежемесячные отчеты, напоминания, мероприятия, заявки на отпуск и так далее. Все это можно автоматизировать, написав скрипты или роботов, которые будут отслеживать события и совершать те самые рутинные действия. . Или другой кейс — как мы сделали систему адаптации персонала на портале медицинской компании ОМБ.
Конструктор процессов.
Автоматизация бизнес-процессов
С помощью конструктора вы сможете сами создавать бизнес-процессы. Например, чтобы создавать новые маршруты прохождения документов на портале.Интеграция с IT-средой Заказчика.
Продукт интегрируется со многими приложениями от ведущих разработчиков программного обеспечения.
- интеграция с «1С:Зарплата и Управление Персоналом», а также с 1С: УПП и 1С: УТ (а на заказ - вообще с любой 1С или ERP-системой)
- коннектор к MS Exchange Server 2007/2010, MS Sharepoint, Active Directory и MS Office.
- интеграция с календарями Google и календарями в смартфонах (iOS + Android) .
Мобильная версия (приложение)
Для портала уже разработано мобильное приложение — для обеих платформ.
Все нестандартные решения настольной версии мы доработаем и в мобильной.
Сдача проекта: автотесты, нагрузочное тестирование, ПМИ
Мы пишем специальный документ: программу и методику испытаний. По ней проводится сдача системы. Также при сдаче проекта мы пишем автотесты (Selenium), далее в Allure смотрим наглядные отчеты по их прохождению.
Нагрузочное тестирование выполняется на сервере Заказчика, мы используем Яндекс.Танк и еще ряд сервисов.
Сопровождение
После сдачи мы сопровождаем проект, используя Jenkins для continuous integration — непрерывной отгрузки обновлений, и GIT для контроля версий.
Технологии и фреймворки
Web : PHP (1С-Битрикс, Laravel, Symfony, YII, ZEND), Java2EE, ASP.net (C#), Ruby, Python.
Mobile : SWIFT, Objective C, java, React.
Тестирование : Jenkins, Selenium, Cucumber, Calabash, JUnit, Allure.
Интеграция портала с 1С и другими системами
На этом этапе мы работаем с IT-службой Заказчика: разрабатываем API обмена, проектируем каналы обмена данными. Результат: одно- или двусторонний обмен с 1С, ERP, AXAPTA, SAP и еще 20+ менее известными системами учета и автоматизации.
Прозрачность разработки
. Клиенты видят всех сотрудников Студии в нашей системе Интранет и там же могут общаться с ними напрямую. Все договоренности фиксируются в задачах, информация не теряется (в отличие от почты или телефона).
Гарантийный срок . Мы предоставляем бессрочную (безлимитную) гарантию на все выполненные нами работы, наши специалисты бесплатно проконсультируют Вас по вопросам создания сайтов и дальнейшего продвижения ваших проектов.
DevOps и highload
У нас свои инженеры DevOps: построим оптимальную схему развертывания обновлений, настроим кластер, проведем нагрузочное тестирование. А после запуска проекта - обеспечим надзор 24/7.
В каких случаях мы наиболее эффективны?
- нужны люди, которые сделают предпроектное обследование и расскажут, как что реализовать
- портал интегрирован сразу с несколькими системами, причем не у всех есть документация
- на портале уже сейчас/будут высокие нагрузки (от 10 000 посетителей в сутки) и все должно работать быстро
- для ряда работ нужны не только «руки», но и «голова», то есть аналитика и консалтинг
